دستگاه های تلفن گویا با کیفیت بالا دارای قابلیت هایی میباشند که تجربه مشتری را بهتر میکند و بعضی از فرآیندهای عملیاتی کلیدی را آسان می کند . سازمان ها امکان دارد تصمیم بگیرند که از تمام این قابلیت ها استفاده کنند یا فقط چند مورد را جهت پیاده سازی انتخاب کنند . دستگاه های تلفن گویا باید به اندازه کافی منعطف باشند تا بتوانند با احتیاج های تجاری سازگار شوند . نمونه هایی از قابلیت های صدای تلفن گویا را بررسی میکنیم .
- صدای IVR امکان پخش خوش آمدگویی ویژه را فراهم می سازد
به اهمیت اولین برداشت را توجه کنید . دستگاه های تلفن گویا باید اجازه دهند به آسانی خوش آمدگویی خود را ضبط و اجرا کنید . خیلی از کسب و کارها حتی استعدادهای صوتی را استخدام می‌کنند تا مطمئن شوند که نام تجاری آن برداشت اولیه درست میباشد . ولی برای مواقعی که نام تجاری اهمیت ثانویه دارد ، مثل موارد قطعی وب‌سایت ، سازمان‌ها میبایست بتوانند به سرعت پیام را تغییر دهند تا وضعیت تماس‌گیرندگان را مطلع سازند .
اضافه بر این ، بهترین دستگاه های صدای تلفن گویا می توانند بر اساس شماره ای که تماس گیرنده گرفته میباشد ، احوالپرسی های مختلفی را پخش کنند . این یعنی که آنها می توانند پیام های مختلفی را برای مشتریان مختلف خود تنظیم کنند .
- صدای تلفن گویا امکان ارزیابی احتیاج های مشتری را می دهد
تلفن های گویا سنتی از مشتریان می خواهند که از صفحه کلید تلفن خود جهت تعامل با منو استفاده کنند ، ولی سیستم های مدرن تر امکان دارد به تماس گیرندگان این امکان را بدهند که به آسانی گزینه منوی خود را بگویند یا با گفتن آنچه احتیاج دارند ، منو را به کلی دور بزنند . بدون در نظر گرفتن روش ، اطلاعات جمع آوری شده توسط صدای تلفن گویا سیستم را از احتیاج های تماس گیرنده آگاه می کند و قابلیت بعدی را فعال می سازد .
- ساده کردن مسیریابی هوشمندتر برای مشتری با سیستم صدای IVR
تلفن‌های گویا معمولاً با توزیع‌کننده‌های تماس خودکار همکاری می‌کنند تا هر تماس گیرنده را به سمت کارمندی انتقال دهند که می‌تواند به بهترین شکل به آنها کمک کند . اطلاعاتی که صدای تلفن گویا در طول تعامل اولیه جمع‌آوری میکند ، خواه انتخاب‌های منو باشد یا احتیاج های گفتاری ، به توزیع کننده خودکار انتقال داده می‌شود ، که از داده‌ها در روال مسیریابی خود استفاده میکند . برای مثال ، تماس گیرنده ای که برای فروش شرکتی به کمک احتیاج دارد ، به جای یک کارمند فروش معمولی ، به یک متخصص فروش شرکتی هدایت می شود . همچنین می‌توان تماس‌ها را بر اساس موقعیت جغرافیایی ، ترجیح زبان و موارد دیگر هدایت کرد . مسیریابی هوشمندانه‌تر باید به نتیجه و تجربه رضایت‌بخش‌تری سبب شود .
- امکان داشتن منوی در دسترس و آسان با تلفن گویا
تلفن گویاهای مدرن مشتریان را توانا می سازد تا برای کارهای ساده ای مثل بررسی ساعات کاری فروشگاه ، پیدا کردن موجودی حساب و برنامه ریزی مجدد قرارها ، خود خدمت کنند . این به کسب و کارها امکان می دهد تا پوشش 24 ساعته و 7 ساعته را برای مشتریانی که می خواهند مشکلات خود را سریع برطرف کنند ، ارائه دهند . اضافه بر این ، مدیریت این مخاطبین در تلفن گویا خیلی مقرون به صرفه تر از مدیریت آنها توسط یک نماینده میباشد . صدای تلفن گویا نیازمند ترکیب بین IVR و بقیه سیستم های تجاری میباشد .
- مدیریت انتظارات تماس گیرنده با صدای تلفن گویا ممکن میباشد
تلفن گویا می‌تواند به مدیریت انتظارات تماس‌گیرندگان در مورد زمان انتظار کمک کند و این به ویژه وقتی مناسب میباشد که حجم تماس‌ها بالا میباشد و صف‌ها پر میباشد . هیچ کس نمیخواهد در صف منتظر بماند ، ولی اگر صدای تلفن گویا بتواند زمان انتظار تخمینی را بگوید ، حداقل آن را کمی دلپذیرتر می کند . اضافه بر این ، تلفن گویاهای خوب می توانند به تماس گیرندگان در صف گزینه دریافت پاسخ تماس از یک کارمند را ارائه دهند تا مجبور نباشند به انتظار ادامه دهند .
- شروع سریع تعامل با تلفن گویا
اطلاعات جمع‌آوری شده توسط تلفن‌های گویا هم می‌تواند به کارمندان ارسال شود تا مکالمه را شروع کنند . برای مثال ، اگر یک تلفن گویا هویت تماس گیرنده را احراز هویت کند ، این اطلاعات می تواند به کارمند انتقال داده شوند و یک صفحه نمایش از سیستم CRM ایجاد شود . کارمند نه تنها می‌تواند فرایند احراز هویت را نادیده بگیرد ، بلکه دسترسی سریع به سابقه مشتری هم دارد تا بتواند تماس را شخصی‌سازی کند و به تجارت بپردازد . این می تواند میانگین زمان رسیدگی را کاهش دهد ، هزینه های نیروی کار را کاهش دهد و به کارمندان اجازه دهد تا بر حل مشکل تمرکز کنند .
- جمع کردن بازخورد مشتریان با تلفن گویا
گرفتن بازخورد مشتری کلیدی جهت بهبود مستمر تجربه مشتری میباشد . صدای تلفن گویا می توانند نظرسنجی هایی را در آخر تماس های تلفنی ارائه دهند تا کسب و کارها بتوانند رضایت مشتری ، امتیاز خالص تبلیغ کننده و موارد دیگر را اندازه گیری کنند . درخواست بازخورد سریع بعد از تماس ، مطمئن میسازد که تجربه هنوز در ذهن تماس گیرنده تازه میباشد . بازخورد به موقع و منظم به رهبران کسب و کار کمک می کند تا بفهمند یک نقطه تماس مهم در سفر مشتری چگونه کار می کند .